Обратная связь

Пожалуйста, заполните поля ниже. Это нужно сделать обязательно, иначе ничего не получится.

На этот адрес будет отправлен ответ обратной связи

Единая платежная система

Описание системы

Система представляет собой распределенную базу данных, части которой находится в филиалах и центральном аппарате.

ЕПС обеспечивает создание документов платежей, просмотр содержимого базы в различных представлениях и передачу документов между филиалами и центром. Поэтому функционал системы различен для пользователей филиалов и центрального аппарата.

Назначение системы

ЕПС разработана для осуществления централизованных расчетов и контроля выполнения платежей в электронном виде, с целью экономии времени и средств центрального аппарата организации и филиалов, а также оптими¬зации денежных потоков. Кроме того, в системе реализован модуль «Дивиденды», автоматизирующий процесс выплаты дивидендов большим группам акционеров с использованием схемы работу ЕПС.

Система позволяет сотрудникам бухгалтерий филиалов и центрального аппарата создавать документы платежных поручений. При этом есть возможность использовать системные справочники для быстрого заполнения данных (например, справочники банков и клиентов). Кроме того, при сохранении происходит автоматическая проверка корректности заполнения ключевых полей. В частности проверяется соответствия суммы платежа размерам установленных лимитов по данной статье расходов.

Созданные в филиалах платежные поручения передаются на рассмотрение в центральный аппарат. Перед передачей на оплату платежные поручения рассматривают сотрудники финансового департамента и подразделений контролирующих определенные статьи расходов (например объекты кап. ремонта). Эти сотрудники имеют возможность аннулировать платеж с указанием причины отклонения платежа или передать платеж в центральную бухгалтерию на оплату.

Функции, выполняемые системой

  • Создание ЭЭПП в тенге и валюте по стандартной форме.
    1. Формальный контроль правильности заполнения ЭЭПП
    2. Контроль полноты заполнения ЭЭПП.
    3. Автоматическое преобразование числа суммы ЭЭПП в письменный вид.
  • При заполнении формы ЭЭПП используется справочник банков РК и клиентов.
    1. Справочник банков РК регулярно централизованно обновляется.
    2. Справочник клиентов автоматически пополняется в каждом филиале отдельно, при формировании ЭЭПП.
  • Автоматическое выделение номеров по бухгалтерии филиала и ЦА.
  • Автоматическая, по расписанию, отправка ЭЭПП из филиала в центр.
  • Автоматическая, по расписанию, отправка обработанных ЭЭПП из ЦА.
  • Обновление электронных документов лимитов по статьям бюджета.
  • Автоматическая рассылка, по расписанию, электронных документов с обновленными лимитами из ЦА и филиалы.
  • Автоматическая рассылка, по расписанию, в филиалы курсов валют изменяемых в ЦА.
  • Маршрутизация ЭЭПП в зависимости от статей бюджета.
  • Многоступенчатая система визирования ЭЭПП.
  • Аналитические динамические отчеты по различным разрезам для сотрудников бухгалтерии филиалов, сотрудников финансовых служб филиалов, сотрудников ФД и ДБУиО ЦА.
  • Экспортирование-импортирование ЭЭПП в программу банк-клиент.
  • Справочники по объектам модернизации и развития.

Принципы работы электронной платежной системы

  1. ЕПС обеспечивает ввод электронных эквивалентов ПП, хранение, автоматическую передачу между филиалом и ЦА, маршрутизацию и их обработку.
  2. ПП, прошедшее необходимое согласование и подписание, в установленном порядке и должным образом введенное в ЕПС, хранится и обрабатывается в виде электронного эквивалента в ЕПС.
  3. Приказом руководства утверждается список работников ЦА и филиалов с определением прав и обязанностей по работе в ЕПС.
  4. Работник бухгалтерии филиала, проверив полное наличие первичных документов и подписав платежное поручение на бумажном носителе у руководителей филиала, обладающих правом первой и второй финансовой подписи, оформляет электронный эквивалент платежного поручения в ЕПС и отправляет его в ЦА
  5. Финансовым департаментом ЦА устанавливаются лимиты в ЕПС в разрезе подразделений по соответствующим статьям на основании положения о финансировании подразделений и Регламента работы организации

    В необходимых случаях, по согласованию финансово-экономических служб филиалов с Финансовым департаментом возможно изменение лимитов по статьям, но в пределах установленной суммы.

  6. Служба «Проектного финансирования» и Служба «Материально технического обеспечения» ЦА по поступившим в ЕПС электронным эквивалентам платежных поручений принимает решение:
    • аннулирует платежное поручение, указывая причины в разделе «Причины аннулирования»;
    • передает заверенный своей электронной подписью электронный эквивалент платежного поручения в ЕПС на обработку в Финансовый департамент.
  7. Финансовый департамент ЦА по поступившим в ЕПС платежным поручениям принимает одно из двух решений:
    • аннулирует платежное поручение, указывая причины в разделе «Причины аннулирования»;
    • передает заверенный своей электронной подписью электронный эквивалент платежного поручения в ЕПС на оплату в Департамент бухгалтерского учета и отчетности.
  8. Работник Департамента бухгалтерского учета и отчетности (ДБУиО) ЦА производит бухгалтерскую обработку электронного эквивалента ПП и, получив у руководства организации, имеющего право подписи финансовых документов, письменное разрешение на оплату по реестру платежей, направляет заверенный своей электронной подписью электронный эквивалент платежного поручения по ЕПС в соответствующий банк.
  9. ДБУиО ЦА вправе по каким-либо причинам аннулировать платежные поручения. Причины аннулирования указываются в электронном эквиваленте платежного поручения в ЕПС в разделе «Причины аннулирования».
  10. После соответствующей обработки в банке, электронный эквивалент платежного поручения по ЕПС возвращается в ДБУиО с отметкой об оплате или с занесением в раздел аннулирования причин не оплаты.
  11. Все обработанные ПП в ЕПС возвращаются в филиал – инициатор платежа. Ко всем проведенным банком электронным эквивалентам ПП в ЕПС присоединяется электронный документ, подтверждающий проведение платежа и являющийся основанием для проведения бухгалтерских операций.

Схема работы ЦА

  1. Электронной эквивалент платежного поручения (ЭЭПП) создается на рабочем месте бухгалтера ЦА, на основе подписанной соответствующими должностными лицами (главный бухгалтер и финансовым директор) заявки на оплату.
    • В бухгалтерии ЦА имеется возможность создания ЭЭПП за филиал.
  2. Автоматически присваивается номер ЭЭПП по центральной бухгалтерии.
  3. ЭЭПП в зависимости от статьи бюджета проходит экспертизу у финансовых работников.
    • По статье «Расходы на модернизацию и развитие» ЭЭПП попадает на рабочее место сотрудника СПФ.
      • Сотрудник СПФ имеет возможность аннулирования платежное поручение (ПП) с занесение причины в служебное поле «Причина аннулирования платежа» ЭЭПП.
      • В случае одобрения оплаты ПП сотрудник передаёт ЭЭПП в Финансовый департамент (ФД).
    • По статье «Материальные затраты» ЭЭПП попадает на рабочее место сотрудника Службы материально технического обеспечения (СМТО).
      • Сотрудник СМТО имеет возможность аннулирования ПП с занесение причины в служебное поле «Причина аннулирования платежа» ЭЭПП.
      • В случае одобрения оплаты ПП сотрудник передаёт ЭЭПП в ФД.
    • По всем иным статьям ЭЭПП непосредственно попадает на рабочее место сотрудника ФД.
      • Сотрудник ФД имеет возможность аннулирования ПП с занесение причины в служебное поле «Причина аннулирования платежа» ЭЭПП.
      • В случае одобрения оплаты ПП сотрудник передаёт ЭЭПП в Департамент бухгалтерского учета и отчетности (ДБУиО).
  4. Сотрудник ДБУиО имеет возможность аннулирования ПП с занесение причины в служебное поле «Причина аннулирования платежа» ЭЭПП. Иначе сотрудник ДБУиО, используя функции системы импорта-экспорта, экспортирует ЭЭПП в программу банк-клиент.
  5. ПП может быть аннулировано в банке. В этом случае при импортировании из программы банк-клиент в ЭЭПП в поле «Причина аннулирования платежа» автоматически заносится причина не проведения платежа.
  6. При успешной обработке в банке ЭЭПП помечается как проведенное, с занесением в него даты проведения. Создаётся документ «Извещение» (авизо) который прикрепляется к ЭЭПП.
  7. «Извещение» попадает на подпись ответственному работнику ДБУиО и директору ДБУиО.

Схема работы филиал - центральный аппарат (ЦА)

  1. Электронной эквивалент платежного поручения (ЭЭПП) создается на рабочем месте бухгалтера в филиале, на основе подписанной соответствующими должностными лицами (главный бухгалтер и директор филиала) заявки на оплату.
  2. Автоматически присваивается номер ЭЭПП филиала.
  3. Ответственным лицом бухгалтерии филиала ЭЭПП помечается для отправки в ЦА.
  4. Сервер филиала автоматически согласно, установленного администратором системы, расписания отправляет ЭЭПП на сервер ЕПС ЦА.
  5. Пришедшему из филиала ЭЭПП сервер ЦА автоматически присваивает номер по центральной бухгалтерии.
  6. ЭПП в зависимости от статьи бюджета проходит экспертизу у финансовых работников.
    • По статье «Расходы на модернизацию и развитие» ЭЭПП попадает на рабочее место сотрудника Службы проектного финансирования (или аналогичной).
      • Сотрудник СПФ (или аналогичной) имеет возможность аннулирования платежное поручение (ПП) с занесение причины в служебное поле «Причина аннулирования платежа» ЭЭПП.
      • В случае одобрения оплаты ПП сотрудник передаёт ЭЭПП в Финансовый департамент (ФД) или аналогичный
    • По статье «Материальные затраты» ЭЭПП попадает на рабочее место сотрудника Службы материально технического обеспечения (СМТО) или аналогичной.
      • Сотрудник СМТО имеет возможность аннулирования ПП с занесение причины в служебное поле «Причина аннулирования платежа» ЭЭПП.
      • В случае одобрения оплаты ПП сотрудник передаёт ЭЭПП в Финансовый Департамент (ФД).
    • По всем иным статьям ЭЭПП непосредственно попадает на рабочее место сотрудника ФД.
      • Сотрудник ФД имеет возможность аннулирования ПП с занесение причины в служебное поле «Причина аннулирования платежа» ЭЭПП.
      • В случае одобрения оплаты ПП сотрудник передаёт ЭЭПП в Департамент бухгалтерского учета и отчетности (ДБУиО).
  7. Сотрудник ДБУиО имеет возможность аннулирования ПП с занесение причины в служебное поле «Причина аннулирования платежа» ЭЭПП. Иначе сотрудник ДБУиО, используя функции системы импорта-экспорта, экспортирует ЭЭПП в программу банк-клиент.
  8. ПП может быть аннулировано в банке. В этом случае при импортировании из программы банк-клиент в ЭЭПП в поле «Причина аннулирования платежа» автоматически заносится причина не проведения платежа.
  9. При успешной обработке в банке ЭЭПП помечается как проведенное, с занесением в него даты проведения. Создаётся документ «Извещение» (авизо) который прикрепляется к ЭЭПП.
  10. «Извещение» попадает на подпись ответственному работнику ДБУиО и директору ДБУиО. После подписания «Извещение» вместе с ЭЭПП автоматически согласно, установленного администратором системы, расписанию возвращается филиалу – инициатору платежа.
  11. Аннулированные на какой-либо стадии ПП также автоматически в виде ЭЭПП, согласно установленного администратором системы расписанию, возвращаются филиалу – инициатору платежа.