Обратная связь

Пожалуйста, заполните поля ниже. Это нужно сделать обязательно, иначе ничего не получится.

На этот адрес будет отправлен ответ обратной связи

Система Электронного Документооборота

Основана на платформе IBM Lotus Notes / Domino - IBM Messaging and Collaboration Solutions (Collaboration Solutions Messaging and Collaboration), Collaboration Solution Portal (Collab Sol Portal)

Основное назначение СЭД — создание единого информационного пространства, которое будет связывать сотрудников учреждения, центров и территориально-распределенных подразделений.

СЭД реализована на базе технологии Lotus Notes, что обеспечивает открытый характер системы и дает возможность решить следующие стратегические задачи:

  • общекорпоративная электронная почта, обеспечивающая конфиденциальность внутреннего обмена информацией и возможность выхода на внешние системы электронной почты, глобальные компьютерные сети и такие средства электронных коммуникаций, как факсы, пэйджинги и др.;
  • электронный документооборот, позволяющий решить задачи «сквозного» делопроизводства, коллективного ведения проектов, контроля исполнения решений и др.;
  • информационно-справочные услуги и БД коллективного доступа;
  • специализированные системы поддержки деловых процессов.

В данный момент система активно используется во многих предприятиях и организациях РК. Проведенный анализ показал, что в СЭД работает более 12 000 пользователей, полностью реализован «сквозной» документооборот, налажен контроль над всеми поручениями по входящей и исходящей корреспонденции общества, а также по внутренним заданиям внутри компаний. По оценкам ведущих IT компаний, данная система является лучшей в своем классе на территории РК. В частности, в 2005 году нам был присужден Диплом «Казахстанского производителя программных средств для предприятий финансового сектора страны», Ассоциацией IT Компаний РК, в рамках акции «Территория, свободная от нелицензионного программного обеспечения».

Решаемые задачи

СЭД призвана обеспечить решение следующих задач:

  • обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
  • поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
  • поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;
  • обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
  • протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности);
  • оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
  • исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;
  • исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы:

  • требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители;
  • наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.);
  • необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры;
  • наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.;
  • наличие бумажного архива большого объема. Необходимость подключения хорошо зарекомендовавших себя подсистемам массового ввода документов;
  • наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота;
  • необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости - потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов;
  • требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива;
  • требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования;
  • необходимость хранения изображений документов или даже распознанных копий. Использование в организации специфических форматов хранения документов;
  • необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков, имеющихся в документах организации д;
  • требования к безопасности (шифрование, организация доступа и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота;
  • требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.