Электронный архив документов
Назначение системы
- Перенос (исполненных) документов по заданным критериям в архивные базы (указанные в настройках)
- Возможность архивирования документов в течении года по мере исполнения документов
- Возможность архивирования документов в конце года (всех документов за архивный год)
- Возможность архивирования любой системы на платформе Lotus Notes / Domino
Состав системы
- Модуль Конфигуратор Архива
- Модуль Диспетчер документов
- Модуль Архивное хранилище
Описание модуля «конфигуратор архива»
Модуль позволяет задать параметры архивации все предусмотренных типов документов.
Модуль хранит ссылки на все создаваемые базы «Диспетчер документов» и позволяет осуществить поиск документов в рамках всех документов одного из выбранного из списка модуля «Диспетчер документов»
Модуль позволяет заархивировать документы с отложенным удалением документов. Удаление документов происходит автоматически при достижении указанного срока
Модуль позволяет очистить отметки архивации (для удаления) для возможности повторной архивации модулей
В модуле реализован агент, архивирующий документы согласно настройкам
Модуль позволяет создать комплект с указания уникального набора баз для архивации
Все настройки задаются в каждом комплекте и могут быть продублированы для других комплектов в рамках модуля
Агент архивации и агент удаления документов запускается ежедневно в автоматическом режиме
- Агент архивации создает архивные документы и выставляет срок удаления в рабочих документах
- Агент удаления – удаляет отмеченные документы с подошедшим сроком
Выполнение агентов сопровождается созданием логов в журнале событий (сохраняется информация - как об ошибках, так и о системных событиях).
Описание модуля «диспетчер документов»
Хранит квитки на все архивные документы в модулях «Архивное хранилище»
При необходимости перехода к новой версии (например, при переходе на новый год) – создается новый комплект для всех архивных баз
В каждом квитке содержится информация необходимая для возможного выбора прошлогодних документов в рабочих базах и информация для связи:
- UNID оригинального документа
- UNID архивной карточки оригинального документа (для РКВД, РКИД и РКОЛ)
- Сервер и путь к архивной базе
- Сервер, путь и ID реплики основной рабочей базы
- Сервер, путь и ID реплики рабочей базы с архивной карточкой (для РКВД, РКИД и РКОЛ)
- Ссылки на оригинальные документы и созданные архивные документы
- Дата создания квитка
- Список пользователей, которым предоставлен доступ документа + указание временных промежутков для каждого пользователя, после чего доступ будет закрыт
- Реквизиты документа, заданные в описателях типа в БД «Конфигуратор Архива»
Описание модуля хранилище
Модуль хранилище реализован для хранения документов.
В модуле разрешен только просмотр документов без права на изменение
Ссылки в документах реализованы в виде кнопок, при нажатии на которые осуществляется поиск квитка в базе Диспетчер документов, определение прав доступа к документу и переход к нужному документу
Архивные копии документы сохраняют все поля оригинального (в том числе оригинальный $REF и UniversalID) – для возможности экстренного возврата из архива в рабочую базу и для возможности осуществления поиска по любому из полей оригинального документа