Электронный архив документов

Назначение системы

Перенос (исполненных) документов по заданным критериям в архивные базы (указанные в настройках)
Возможность архивирования документов в течении года по мере исполнения документов
Возможность архивирования документов в конце года (всех документов за архивный год)
Возможность архивирования любой системы на платформе Lotus Notes / Domino

Состав системы

Модуль Конфигуратор Архива
Модуль Диспетчер документов
Модуль Архивное хранилище

Описание модуля «конфигуратор архива»

Модуль позволяет задать параметры архивации все предусмотренных типов документов.

Модуль хранит ссылки на все создаваемые базы «Диспетчер документов» и позволяет осуществить поиск документов в рамках всех документов одного из выбранного из списка модуля «Диспетчер документов»

Модуль позволяет заархивировать документы с отложенным удалением документов. Удаление документов происходит автоматически при достижении указанного срока

Модуль позволяет очистить отметки архивации (для удаления) для возможности повторной архивации модулей

В модуле реализован агент, архивирующий документы согласно настройкам

Модуль позволяет создать комплект с указания уникального набора баз для архивации

Все настройки задаются в каждом комплекте и могут быть продублированы для других комплектов в рамках модуля

Агент архивации и агент удаления документов запускается ежедневно в автоматическом режиме

Агент архивации создает архивные документы и выставляет срок удаления в рабочих документах
Агент удаления – удаляет отмеченные документы с подошедшим сроком

Выполнение агентов сопровождается созданием логов в журнале событий (сохраняется информация - как об ошибках, так и о системных событиях).

Описание модуля «диспетчер документов»

Хранит квитки на все архивные документы в модулях «Архивное хранилище»

При необходимости перехода к новой версии (например, при переходе на новый год) – создается новый комплект для всех архивных баз

В каждом квитке содержится информация необходимая для возможного выбора прошлогодних документов в рабочих базах и информация для связи:

UNID оригинального документа
UNID архивной карточки оригинального документа (для РКВД, РКИД и РКОЛ)
Сервер и путь к архивной базе
Сервер, путь и ID реплики основной рабочей базы
Сервер, путь и ID реплики рабочей базы с архивной карточкой (для РКВД, РКИД и РКОЛ)
Ссылки на оригинальные документы и созданные архивные документы
Дата создания квитка
Список пользователей, которым предоставлен доступ документа + указание временных промежутков для каждого пользователя, после чего доступ будет закрыт
Реквизиты документа, заданные в описателях типа в БД «Конфигуратор Архива»

Описание модуля хранилище

Модуль хранилище реализован для хранения документов.

В модуле разрешен только просмотр документов без права на изменение

Ссылки в документах реализованы в виде кнопок, при нажатии на которые осуществляется поиск квитка в базе Диспетчер документов, определение прав доступа к документу и переход к нужному документу

Архивные копии документы сохраняют все поля оригинального (в том числе оригинальный $REF и UniversalID) – для возможности экстренного возврата из архива в рабочую базу и для возможности осуществления поиска по любому из полей оригинального документа