Система Управления Персоналом

Назначение

Система Управления Персоналом (СУП) предназначена для автоматизации работы отдела кадров, планово-экономического и расчетного отделов, табельного бюро. Система автоматизирует следующие виды деятельности:

централизованное хранение информации о сотрудниках организации и всех распорядительных документов по личному составу;
централизованное хранение и ведение личных дел работников предприятия;
отображение количества вакантных должностей;
учет движения персонала;
планирование и контроль организационной структуры штатного расписания;
формирование статистической отчетности;
формирование текстов распорядительных документов по личному составу соответствующих отечественным ГОСТам;
табельный учет;
оперативный поиск нужной информации;
автоматический подсчет стажа сотрудников (общий, непрерывный, отраслевой, непрерывный отраслевой, стаж в госорганах, стаж в дочерних организациях);
получение нормативно-правовой информации;
согласование, визирование и регистрация распорядительной документации по личному составу (при использовании совместно с Системой Электронного Документооборота).

Описание основных функций системы

Соответствуют действующему трудовому законодательству Республики Казахстан (учет трудовых и гражданско-правовых отношений в соответствии с требованиями действовавшего трудового законодательства и введенного в действие Закона Республики Казахстан "О труде в Республике Казахстан")
Подсистема "Управление персоналом. Кадровый учет"
Организационный менеджмент
- отображение структуры в виде иерархии структурных компонент
- иерархическое ведение организационной структуры Общества со сквозной нумерацией объектов
- ведение единой сквозной нумерации табельных номеров работников Общества
- получение сведений об организационной структуре на любую дату предыдущего периода за любое структурное подразделение Общества
- полный программный контроль изменений в организационной структуре Общества, методическое (программное) сопровождение действий
- пользователей на всех стадиях работы с организационной структурой
- хранение и предоставление данных об изменении наименований и состояния структурных подразделений
- ведение журналов изменений организационной структуры
Работа со штатным расписанием
- привязка штатного расписания к организационной структуре Общества
- ведение штатного расписания по структурным подразделениям и категориям персонала
- хранение и предоставление данных об изменении наименований и состояния должностей в штатном расписании за любое структурное подразделение
- формальный и программный контроль полноты и правильности заполнения и ведения штатного расписания
- ведение журналов изменений штатного расписания
Унифицированные формы первичной учетной документации
- контроль и методическая (программная) помощь пользователям при ведении первичных учетных документов (приказной и вне приказной учет) в соответствии с требованиями трудового законодательства Республики Казахстан
- ведение учетно-справочной информации о персонале предприятия
- ведение персонифицированного учета с однократным вводом данных
- разделение актов работодателя (приказов) на группы с учетом предоставления разных прав доступа пользователям и службам (по необходимости)
- получение отчетов и различных аналитических материалов
- формирование, просмотр и печать выходных документов по учету личного состава, в том числе заполнение личных карточек (формы Т-2, формы № 6 и Приложения № 3 по воинскому учету), создание базы данных сотрудников списочного и не списочного состава, в том числе для предоставления следующей информации
- по категории персонала (по занимаемой должности)
- об адресе
- об юридическом статусе (документы, гражданство, сроки окончания действия и использования виз, государственные лицензии РК)
- О социальном статусе (семейное положение, состав семьи, юбилеи)
- О личных сведениях (пол; возраст, национальность, пенсионные фонды, социальные льготы, награды и поощрения)
- квалификации (языковая подготовка, пройденное обучение, результаты аттестаций)
- образование – (ВУЗы и др. учебные заведения, ученая степень)
- автоматизированный расчет стажа работы сотрудников (персонального и сводного по подразделениям)
Контроль использования рабочего времени
- подготовка данных для контроля табеля учета и использования рабочего времени. Данные обеспечиваются на основании имеющихся приказов и вне приказного учета
- учет работающих и текучести кадров
- формирование необходимой отчетности по среднесписочной численности с возможностью разбиения по подразделениям или группам сотрудников
Воинский учет и прохождение сверок в военкоматах (Годность к воинской службе, воинское звание, военкоматы, приписка к военкоматам, категория запаса)
Подбор персонала на основании документов, подаваемых соискателями
Формирование кадрового резерва (Формирование кадрового резерва из числа работающих в данной организации, в том числе из числа кандидатов, не работающих в данной организации (из числа своих на выдвижение / выбирается из внешних – трудоустройство, неработающие), в том числе:
- проведение оценки персонала. Заполнение работниками, линейными руководителями различных анкет;
- обработка полученных результатов;
- формирование списка кадрового резерва. При необходимости возможность ознакомления с анкетными данными;
- составление отчетов по возрасту, стажу работы, образованию, курсов повышения квалификации кадрового резерва и т.д.;
- возможность заполнения анкет резервиста самостоятельно, т.е. без работника кадровых служб (включая филиалы) по установленной форме;
- формирование индивидуальных карьерных планов с рекомендациями по итогам аттестации, оценки резервиста, прослушанных семинаров;
- направление карьерного плана непосредственно резервисту.
Планирование карьеры молодых специалистов
- составление базы, содержащей анкетные данные о принятых молодых специалистах;
- ведение индивидуального карьерного плана молодого специалиста;
- возможность направления характеристики (отзывов) на молодых специалистов, утвержденного образца линейным руководителям по адресу в корпоративной сети;
- автоматическое получение отправителем заполненных характеристик (отзывов) о молодом специалисте;
- составление различных форм отчетов (в разрезе: возраста, образования, стажа работы, возможности выдвижения на вышестоящие должности).
Ведение профилей квалификаций сотрудников и профилей требований к должностям
Управление мероприятиями по обучению (Получение информация о прохождении различных видов обучения и повышения квалификации
Управление планами профессионального роста сотрудников
Контроль и учет аттестации сотрудников (Оценка деятельности выставляется как по результатам проделанной работы, так и исходя из соответствия компетенциям, установленным, например, в должностной инструкции, оценка эффективности работы каждого структурного подразделения и отдельных работников. По результатам аттестации руководство должно получать информационный материал для принятия различных организационных выводов (повышение квалификации, привлечение новых сотрудников, материальное поощрение).
Заказчик предоставляет до начала проектирования программного обеспечения:
- Методики тестирования, аттестации, оценки.
- Подготовленные тесты, аттестационные и оценочные листы. Алгоритмы проведения тестирования, аттестации, оценки.
- Алгоритмы выработки рекомендаций по итогам тестирования, аттестации, оценки (увольнение, понижение или повышение квалификационного разряда, направление на обучение).
Разработчик проектирует инструментально-программные средства тестирования, аттестации, оценки)

Модуль создания и сопровождения базы тестов по различным темам. При необходимости, возможность формирования и сохранения новых тестов

Создание программы тестирования с динамическим использованием базы тестов с возможностью проведения тестирования в компьютерных классах и непосредственно на рабочих местах, имеющих доступ к корпоративной сети:
- доступ в базу с любого филиала (для избежания необходимости распечатывания тестов при проведении аттестации на филиалах)
- комплекс программ по подведению итогов заполнения оценочных листов, тестов, расчет итогового балла
- Интеграция с модулем «Кадровый учет» для избежания повторного ввода данных
- возможность направления рекомендаций непосредственно сотрудникам по адресу в корпоративной сети
Перечень формируемых справок и документов
Заказчик предоставляет до начала проектирования программного обеспечения формы необходимых справок, документов и отчетов.

Разработчик строит и проектирует эти формы.
- Cправки:
  - о штате и его заполнении
  - о наличии вакантных должностей
  - об окончании сроков испытаний
  - об окончании и пролонгации индивидуальных трудовых договоров
  - о переводах
  - об отстранении от работы и восстановлении на работе
  - об изменениях заработной платы
  - о командировках
  - о прохождении медосмотров и учете временной нетрудоспособности
  - о воинском учете
  - об отпусках
  - о среднесписочной численности работающих и текучести кадров
  - о передвижении сотрудников
  - о работающих по договорам гражданско-правового характера
- Документы
- Штатное расписание (группировка по структурным подразделениям и должностям)
  - Сводный отчет по кадровому составу (отчет по кадровому составу)
  - Список должностей (в том числе вакантных должностей)
- Подготовка данных для составления статистической отчетности по труду на основании унифицированных форм первичной учетной документации
- Сведения о движении работников
- Повышение квалификации сотрудников и образование сотрудников
- Сведения о качественном составе работников
  - Информации о среднесписочной численности работающих и текучести кадров
  - Личная карточка сотрудника (выборки из карточки)
  - Характеристика (история работы)
- Отчет по больничным листам
- Процентное соотношение наличия национальностей
- Численность сотрудников в разрезе мужчин и женщин
- Численность сотрудников головного офиса и филиалов (сравнение с прошлым периодом)
- Сравнение количества сотрудников в разрезе по структурным подразделениям (сравнение с прошлым периодом)
- Данные о детях сотрудников
- Данные о сотрудниках, находящихся на испытательном сроке
- Командировочное удостоверение