Единая платежная система

Описание системы

Система представляет собой распределенную базу данных, части которой находится в филиалах и центральном аппарате.

ЕПС обеспечивает создание документов платежей, просмотр содержимого базы в различных представлениях и передачу документов между филиалами и центром. Поэтому функционал системы различен для пользователей филиалов и центрального аппарата.

Назначение системы

ЕПС разработана для осуществления централизованных расчетов и контроля выполнения платежей в электронном виде, с целью экономии времени и средств центрального аппарата организации и филиалов, а также оптими¬зации денежных потоков. Кроме того, в системе реализован модуль «Дивиденды», автоматизирующий процесс выплаты дивидендов большим группам акционеров с использованием схемы работу ЕПС.

Система позволяет сотрудникам бухгалтерий филиалов и центрального аппарата создавать документы платежных поручений. При этом есть возможность использовать системные справочники для быстрого заполнения данных (например, справочники банков и клиентов). Кроме того, при сохранении происходит автоматическая проверка корректности заполнения ключевых полей. В частности проверяется соответствия суммы платежа размерам установленных лимитов по данной статье расходов.

Созданные в филиалах платежные поручения передаются на рассмотрение в центральный аппарат. Перед передачей на оплату платежные поручения рассматривают сотрудники финансового департамента и подразделений контролирующих определенные статьи расходов (например объекты кап. ремонта). Эти сотрудники имеют возможность аннулировать платеж с указанием причины отклонения платежа или передать платеж в центральную бухгалтерию на оплату.

Функции, выполняемые системой

• Создание ЭЭПП в тенге и валюте по стандартной форме.
  1. Формальный контроль правильности заполнения ЭЭПП
  2. Контроль полноты заполнения ЭЭПП.
  3. Автоматическое преобразование числа суммы ЭЭПП в письменный вид.
• При заполнении формы ЭЭПП используется справочник банков РК и клиентов.
  1. Справочник банков РК регулярно централизованно обновляется.
  2. Справочник клиентов автоматически пополняется в каждом филиале отдельно, при формировании ЭЭПП.
• Автоматическое выделение номеров по бухгалтерии филиала и ЦА.
• Автоматическая, по расписанию, отправка ЭЭПП из филиала в центр.
• Автоматическая, по расписанию, отправка обработанных ЭЭПП из ЦА.
• Обновление электронных документов лимитов по статьям бюджета.
• Автоматическая рассылка, по расписанию, электронных документов с обновленными лимитами из ЦА и филиалы.
• Автоматическая рассылка, по расписанию, в филиалы курсов валют изменяемых в ЦА.
• Маршрутизация ЭЭПП в зависимости от статей бюджета.
• Многоступенчатая система визирования ЭЭПП.
• Аналитические динамические отчеты по различным разрезам для сотрудников бухгалтерии филиалов, сотрудников финансовых служб филиалов, сотрудников ФД и ДБУиО ЦА.
• Экспортирование-импортирование ЭЭПП в программу банк-клиент.
• Справочники по объектам модернизации и развития.

Принципы работы электронной платежной системы

1. ЕПС обеспечивает ввод электронных эквивалентов ПП, хранение, автоматическую передачу между филиалом и ЦА, маршрутизацию и их обработку.
2. ПП, прошедшее необходимое согласование и подписание, в установленном порядке и должным образом введенное в ЕПС, хранится и обрабатывается в виде электронного эквивалента в ЕПС.
3. Приказом руководства утверждается список работников ЦА и филиалов с определением прав и обязанностей по работе в ЕПС.
4. Работник бухгалтерии филиала, проверив полное наличие первичных документов и подписав платежное поручение на бумажном носителе у руководителей филиала, обладающих правом первой и второй финансовой подписи, оформляет электронный эквивалент платежного поручения в ЕПС и отправляет его в ЦА
5. Финансовым департаментом ЦА устанавливаются лимиты в ЕПС в разрезе подразделений по соответствующим статьям на основании положения о финансировании подразделений и Регламента работы организации

   В необходимых случаях, по согласованию финансово-экономических служб филиалов с Финансовым департаментом возможно изменение лимитов по статьям, но в пределах установленной суммы.

6. Служба «Проектного финансирования» и Служба «Материально технического обеспечения» ЦА по поступившим в ЕПС электронным эквивалентам платежных поручений принимает решение:
   • аннулирует платежное поручение, указывая причины в разделе «Причины аннулирования»;
   • передает заверенный своей электронной подписью электронный эквивалент платежного поручения в ЕПС на обработку в Финансовый департамент.
7. Финансовый департамент ЦА по поступившим в ЕПС платежным поручениям принимает одно из двух решений:
   • аннулирует платежное поручение, указывая причины в разделе «Причины аннулирования»;
   • передает заверенный своей электронной подписью электронный эквивалент платежного поручения в ЕПС на оплату в Департамент бухгалтерского учета и отчетности.
8. Работник Департамента бухгалтерского учета и отчетности (ДБУиО) ЦА производит бухгалтерскую обработку электронного эквивалента ПП и, получив у руководства организации, имеющего право подписи финансовых документов, письменное разрешение на оплату по реестру платежей, направляет заверенный своей электронной подписью электронный эквивалент платежного поручения по ЕПС в соответствующий банк.
9. ДБУиО ЦА вправе по каким-либо причинам аннулировать платежные поручения. Причины аннулирования указываются в электронном эквиваленте платежного поручения в ЕПС в разделе «Причины аннулирования».
10. После соответствующей обработки в банке, электронный эквивалент платежного поручения по ЕПС возвращается в ДБУиО с отметкой об оплате или с занесением в раздел аннулирования причин не оплаты.
11. Все обработанные ПП в ЕПС возвращаются в филиал – инициатор платежа. Ко всем проведенным банком электронным эквивалентам ПП в ЕПС присоединяется электронный документ, подтверждающий проведение платежа и являющийся основанием для проведения бухгалтерских операций.

Схема работы ЦА

1. Электронной эквивалент платежного поручения (ЭЭПП) создается на рабочем месте бухгалтера ЦА, на основе подписанной соответствующими должностными лицами (главный бухгалтер и финансовым директор) заявки на оплату.
   • В бухгалтерии ЦА имеется возможность создания ЭЭПП за филиал.
2. Автоматически присваивается номер ЭЭПП по центральной бухгалтерии.
3. ЭЭПП в зависимости от статьи бюджета проходит экспертизу у финансовых работников.
   • По статье «Расходы на модернизацию и развитие» ЭЭПП попадает на рабочее место сотрудника СПФ.
     • Сотрудник СПФ имеет возможность аннулирования платежное поручение (ПП) с занесение причины в служебное поле «Причина аннулирования платежа» ЭЭПП.
     • В случае одобрения оплаты ПП сотрудник передаёт ЭЭПП в Финансовый департамент (ФД).
   • По статье «Материальные затраты» ЭЭПП попадает на рабочее место сотрудника Службы материально технического обеспечения (СМТО).
     • Сотрудник СМТО имеет возможность аннулирования ПП с занесение причины в служебное поле «Причина аннулирования платежа» ЭЭПП.
     • В случае одобрения оплаты ПП сотрудник передаёт ЭЭПП в ФД.
   • По всем иным статьям ЭЭПП непосредственно попадает на рабочее место сотрудника ФД.
     • Сотрудник ФД имеет возможность аннулирования ПП с занесение причины в служебное поле «Причина аннулирования платежа» ЭЭПП.
     • В случае одобрения оплаты ПП сотрудник передаёт ЭЭПП в Департамент бухгалтерского учета и отчетности (ДБУиО).
4. Сотрудник ДБУиО имеет возможность аннулирования ПП с занесение причины в служебное поле «Причина аннулирования платежа» ЭЭПП. Иначе сотрудник ДБУиО, используя функции системы импорта-экспорта, экспортирует ЭЭПП в программу банк-клиент.
5. ПП может быть аннулировано в банке. В этом случае при импортировании из программы банк-клиент в ЭЭПП в поле «Причина аннулирования платежа» автоматически заносится причина не проведения платежа.
6. При успешной обработке в банке ЭЭПП помечается как проведенное, с занесением в него даты проведения. Создаётся документ «Извещение» (авизо) который прикрепляется к ЭЭПП.
7. «Извещение» попадает на подпись ответственному работнику ДБУиО и директору ДБУиО.

Схема работы филиал - центральный аппарат (ЦА)

1. Электронной эквивалент платежного поручения (ЭЭПП) создается на рабочем месте бухгалтера в филиале, на основе подписанной соответствующими должностными лицами (главный бухгалтер и директор филиала) заявки на оплату.
2. Автоматически присваивается номер ЭЭПП филиала.
3. Ответственным лицом бухгалтерии филиала ЭЭПП помечается для отправки в ЦА.
4. Сервер филиала автоматически согласно, установленного администратором системы, расписания отправляет ЭЭПП на сервер ЕПС ЦА.
5. Пришедшему из филиала ЭЭПП сервер ЦА автоматически присваивает номер по центральной бухгалтерии.
6. ЭПП в зависимости от статьи бюджета проходит экспертизу у финансовых работников.
   • По статье «Расходы на модернизацию и развитие» ЭЭПП попадает на рабочее место сотрудника Службы проектного финансирования (или аналогичной).
     • Сотрудник СПФ (или аналогичной) имеет возможность аннулирования платежное поручение (ПП) с занесение причины в служебное поле «Причина аннулирования платежа» ЭЭПП.
     • В случае одобрения оплаты ПП сотрудник передаёт ЭЭПП в Финансовый департамент (ФД) или аналогичный
   • По статье «Материальные затраты» ЭЭПП попадает на рабочее место сотрудника Службы материально технического обеспечения (СМТО) или аналогичной.
     • Сотрудник СМТО имеет возможность аннулирования ПП с занесение причины в служебное поле «Причина аннулирования платежа» ЭЭПП.
     • В случае одобрения оплаты ПП сотрудник передаёт ЭЭПП в Финансовый Департамент (ФД).
   • По всем иным статьям ЭЭПП непосредственно попадает на рабочее место сотрудника ФД.
     • Сотрудник ФД имеет возможность аннулирования ПП с занесение причины в служебное поле «Причина аннулирования платежа» ЭЭПП.
     • В случае одобрения оплаты ПП сотрудник передаёт ЭЭПП в Департамент бухгалтерского учета и отчетности (ДБУиО).
7. Сотрудник ДБУиО имеет возможность аннулирования ПП с занесение причины в служебное поле «Причина аннулирования платежа» ЭЭПП. Иначе сотрудник ДБУиО, используя функции системы импорта-экспорта, экспортирует ЭЭПП в программу банк-клиент.
8. ПП может быть аннулировано в банке. В этом случае при импортировании из программы банк-клиент в ЭЭПП в поле «Причина аннулирования платежа» автоматически заносится причина не проведения платежа.
9. При успешной обработке в банке ЭЭПП помечается как проведенное, с занесением в него даты проведения. Создаётся документ «Извещение» (авизо) который прикрепляется к ЭЭПП.
10. «Извещение» попадает на подпись ответственному работнику ДБУиО и директору ДБУиО. После подписания «Извещение» вместе с ЭЭПП автоматически согласно, установленного администратором системы, расписанию возвращается филиалу – инициатору платежа.
11. Аннулированные на какой-либо стадии ПП также автоматически в виде ЭЭПП, согласно установленного администратором системы расписанию, возвращаются филиалу – инициатору платежа.