Система Ведения Договоров

Система Ведения Договоров позволяет автоматизировать процессы, связанные с использованием традиционного бумажного документооборота и перейти на безбумажные технологии, снизить риски, связанные с работой электронных систем, обеспечивающих информационное взаимодействие сторон, обеспечить защиту прав участников.

Объектом автоматизации является функция подготовки, регистрации, согласования, контроля исполнения договоров, платежей по договорам, а также автоматизация подготовки к проведению конкурса и автоматизация проведения конкурса в целом.

Использование системы позволяет отследить всю цепочку прохождения договора, инициации конкурса до заключения договора и его завершения

Цепочка прохождения документа

Система позволяет автоматизировать весь процесс работ по договору. Весь процесс автоматизации можно разделить на следующие стадии

• Утверждения необходимости проведения конкурса
• Создание заявки на проведение конкурса
• Проведение конкурса, согласно выбранному методу закупа (Конкурс, Запрос ценовых предложений, Из одного источника)
• Создание, подготовка и согласование проекта договора, проекта приложений к договору и проекта дополнительных соглашений
• Регистрация договора и контроль исполнения договора

Интеграция

Система Ведения договоров взаимодействует с системой электронного документооборота и позволяет вести структуру организации в одном месте.

Кроме того, система может быть интегрирована с ERP-системами, такими как Axapta и др.

Сбор отчетов и навигация

Система позволяет просматривать все документы в разрезе по заданному критерию, будь то год или заказчик

Система позволяет отобразить все информацию по всей цепочке в одном месте, например Excel

В каждом документе, начиная от документа конкурса, заканчивая карточкой договора – реализована навигация по документам в рамках текущего бизнес процесса. То есть из карточки договора можно перейти в документ проекта договора и обратно…

Состав системы

Система состоит из следующих модулей:

Справочники – модуль содержит текстовые справочники и является связующим звеном между всеми модулями системы. Реализована возможность синхронизации справочников с внешней ERP системой для дальнейшей интеграции

Закупки – модуль позволяет регистрировать все процессы, проходящие во время проведения конкурса, начиная от регистрации приглашенных компаний, заканчивая выявлением победителя по конкурсу. В модуле представлены различные методы закупа и автоматизированы процессы согласования протоколов, используя модуль «Согласование договоров»

Согласование договоров – данный модуль позволяет подготовить документ, используя механизм сбора замечаний и согласовать различные типы документов. В случае наличия замечаний в ходе согласования, в системе реализован функционал для работы с разными версиями одного и того же документа. Это позволяет отслеживать все работы в ходе подготовки и согласования документа, с учетом всех замечаний, сделанных в ранних версиях документа. В системе реализован сложный механизм согласования, вплоть до назначения новых согласующих и исполнителей в рамках одного этапа согласования (возможны два этапа – согласование, визирование).

Реестр договоров – модуль, в котором происходит регистрация согласованных документов, таких как - договор, дополнительное соглашение, приложение к договору. При этом в карточке договора фиксируются изменения, которые были сделаны на основании приложений и дополнительных соглашений. В модуле реализован функционал для интеграции с ERP системами

Платежи – модуль позволяет согласовать платежные поручения и акты оплаты, с завязкой с модулем «Реестр договоров», что позволяет вести поэтапный контроль за ходом исполнения договора. То есть, исполнение каждого этапа возможно только после осуществления необходимых финансовых операций (платежи, акты).

Хранилище - данный модуль является хранилищем отсканированных оригиналов документов.

Хранилище вложений - данный модуль является хранилищем всех вложений по отработанным документам и является одним по сути архивом вложенных файлов

Преимущества системы:

• Возможность использования типовых форм договоров (ТФД)
• Возможность использования матрицы согласования
• Возможность использования маршрутов согласования
• Возможность работы с рамочными договорами
• Возможность работы с доп. соглашениями
• Возможность работы с приложениями
• Интеграция с ERP
• Полный цикл работы с договорами, начиная от инициации конкурса, заканчивая закрытием договора