Система Электронного Документооборота

Основана на платформе IBM Lotus Notes / Domino - IBM Messaging and Collaboration Solutions (Collaboration Solutions Messaging and Collaboration), Collaboration Solution Portal (Collab Sol Portal)

Основное назначение СЭД — создание единого информационного пространства, которое будет связывать сотрудников учреждения, центров и территориально-распределенных подразделений.

СЭД реализована на базе технологии Lotus Notes, что обеспечивает открытый характер системы и дает возможность решить следующие стратегические задачи:

• общекорпоративная электронная почта, обеспечивающая конфиденциальность внутреннего обмена информацией и возможность выхода на внешние системы электронной почты, глобальные компьютерные сети и такие средства электронных коммуникаций, как факсы, пэйджинги и др.;
• электронный документооборот, позволяющий решить задачи «сквозного» делопроизводства, коллективного ведения проектов, контроля исполнения решений и др.;
• информационно-справочные услуги и БД коллективного доступа;
• специализированные системы поддержки деловых процессов.

В данный момент система активно используется во многих предприятиях и организациях РК. Проведенный анализ показал, что в СЭД работает более 12 000 пользователей, полностью реализован «сквозной» документооборот, налажен контроль над всеми поручениями по входящей и исходящей корреспонденции общества, а также по внутренним заданиям внутри компаний. По оценкам ведущих IT компаний, данная система является лучшей в своем классе на территории РК. В частности, в 2005 году нам был присужден Диплом «Казахстанского производителя программных средств для предприятий финансового сектора страны», Ассоциацией IT Компаний РК, в рамках акции «Территория, свободная от нелицензионного программного обеспечения».

Решаемые задачи

СЭД призвана обеспечить решение следующих задач:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
• поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;
• обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
• протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности);
• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
• исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;
• исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы:

• требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители;
• наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.);
• необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры;
• наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.;
• наличие бумажного архива большого объема. Необходимость подключения хорошо зарекомендовавших себя подсистемам массового ввода документов;
• наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота;
• необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости - потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов;
• требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива;
• требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования;
• необходимость хранения изображений документов или даже распознанных копий. Использование в организации специфических форматов хранения документов;
• необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков, имеющихся в документах организации д;
• требования к безопасности (шифрование, организация доступа и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота;
• требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.